¿Necesitas organizar tus tareas de una mejor manera?

Si tú también sientes que el tiempo pasa y no logras completar ninguna actividad; tal vez necesites organizar tus tareas de una mejor manera.

Uno de los muchos males que se sufren en el mundo laboral, es el aprovechamiento del tiempo. Es decir, tanto tú como cada uno de tus colaboradores tienen tantas tareas por hacer; que de repente ocho horas de trabajo no son suficientes. Incluso, habrá quienes se queden a trabajar más tiempo, y ni aún el día entero parece alcanzar para todo lo que se debe hacer.

Debemos tomar en cuenta que vivimos en un mundo donde las personas esperamos todo rápido. Y, gracias a las tecnologías que se van implementando en las empresas, es cada vez más sencillo lograrlo. Sin embargo, por más eficaces que estas sean, también debemos poner de nuestra parte para aprovecharlas al 100%.

Por ejemplo, en esta situación de que un día entero no basta para terminar todas las tareas; lo más probable es que, si nos pasa a nosotros, es porque estamos siendo víctimas de una terrible desorganización.

Por otro lado, también existen otras situaciones que indican que tanto tú como tu equipo de trabajo, necesitan un ajuste en la organización de tareas. Y de esto hablaremos en esta entrada:

• ¿Necesitas un mejor método de organización en tu empresa?
• 5 hábitos que te ayudarán a organizar tus tareas eficientemente
• ¿Cómo inculcar estos hábitos a tu equipo de trabajo?

¿Necesitas un mejor método de organización en tu empresa?

Sin duda alguna, una buena organización interna trae muchos beneficios en el resultado final. Es decir, en el producto que se va a entregar el cliente. Si los quieres conocer, los enlistamos en esta entrada. Pero aquí vamos a enlistar una serie de indicadores de una mala organización de tareas. O bien, de un sistema de operaciones interno que tiene muchas áreas de oportunidad.

Recuerda: si te identificas con dos de estas afirmaciones, necesitas mejorar tus procesos internos.

1. Sientes que se te va el día y no has hecho nada de lo que tenías planeado. 

Esta situación, lamentablemente, es muy común en nuestro modo de trabajar día a día. Sin embargo, que sea normal no quiere decir que sea correcto. Es fácil despertar con una mentalidad ganadora, repasando cada tarea que tienes que hacer; pero es difícil mantenerse al pie de ello conforme avanza el día.

La realidad es que hay muchos distractores alrededor: llamadas no planeadas, los famosos “bomberazos”, tareas que te llevan más tiempo del estimado. 

2. Eres “víctima” de una saturación de actividades.

Hay días en los que parece que, de la nada, llega trabajo por todos lados. Cuando esto pasa, es normal pasar más tiempo intentando priorizar lo que debemos hacer, que haciéndolo. Y, cuando menos te das cuenta, ya se te pasó el día entero y de nuevo no hiciste nada de lo que querías hacer.

3. Tu equipo de trabajo siempre pide prórroga para entregar sus tareas.

Si tú sufres de los puntos anteriores, es muy seguro que tu equipo de trabajo también esté en la misma situación. Si tú estás al frente de las operaciones en una empresa, recuerda que contagias a los tuyos todo: tu modo de trabajar, de responder a las crisis y de organizarte.

4. Siempre se hace un cuello de botella en algún punto del proceso de producción.

El famoso “cuello de botella” en las empresas, por definición, es un proceso (o etapa productiva) que funciona de manera ineficiente; o a un bajo nivel de productividad. Esto tiene como consecuencia un retraso importante en las operaciones y limita a su vez el resto de las etapas en una cadena de producción.

5. Ya has recibido quejas de algún cliente acerca de los tiempos de entrega.

Aunque puede ser un caso aislado, con un cliente que se queje de ello basta para que logres ver la luz amarilla en tus procesos. Recuerda: los clientes logran ver la situación interna de tu empresa por la calidad de los resultados que le das.

5 hábitos que te ayudarán a organizar tus tareas eficientemente

Todas las situaciones que vimos anteriormente se pueden mejorar si comienzas a implementar estos 5 de 8 hábitos de organización de tareas:

1. Fíjate objetivos diarios

Ponerte grandes metas como objetivos es contraproductivo. No sólo es muy probable que no termines cumpliendo la meta, sino que además sentirás una gran frustración. Para mejorar la productividad, debes fijarte objetivos diarios, medibles, y fáciles de alcanzar. Sin embargo, asegúrate de que estos objetivos dependan únicamente de ti. 

2. Identifica tus horas productivas

Seamos sinceros: no somos productivos durante toda la jornada laboral. Por ello, debes saber en qué horas del día eres más productivo, y aprovechar esas horas para hacer las tareas más importantes o difíciles. Así, logras dejar las actividades más mecánicas y rutinarias para tus horas más bajas. 

3. Revisa tu correo solo dos veces al día

Para mejorar la productividad, debemos grabarnos a fuego lo siguiente: urgente no es lo mismo que importante. El email no es la vía adecuada para los asuntos urgentes, el teléfono lo es. De modo que no se acabará el mundo si no estamos online las ocho horas de nuestra jornada laboral.

4. Asigna un tiempo a cada tarea

Nos volveremos más productivos si asignamos un tiempo determinado a cada tarea, y, lo más importante, lo cumplimos. Por ejemplo: las llamadas telefónicas de 9:00 a 10:00, y trabajar en X proyecto, de 10:00 a 12:00. La planificación y la ejecución son la clave para mejorar tu productividad.

5. Reserva tiempo para ti

Si bien hemos dicho que se debe organizar el tiempo y asignarle una tarea, también debemos acordarnos de reservar tiempo para nosotros. Para leer, dar un paseo, tomar un café. Porque no somos máquinas, así que también necesitamos tiempo de ocio y relajación para cargar las pilas. De lo contrario, tomamos la carretera directa al estrés, la frustración, y la depresión.

¿Cómo inculcar estos hábitos en tu equipo de trabajo?

Como líder, debes recordar que, consciente o inconscientemente, tus colaboradores van a copiarte. Estás, por así decirlo, fundando tu propia escuela de comportamiento laboral. Entonces, debes ser cauteloso a la hora de mostrarte ante ellos.

Por otro lado, si comienzas tú a inculcar estos hábitos en tu día a día laboral, ellos también lo notarán. Así, puedes comenzar: primero haciéndolo tú.

Recuerda que un buen líder es el que predica con el ejemplo.

Una vez que estés seguro de que los hayas dominado, puedes hacer un espacio para enseñarle a tu equipo lo que has aprendido. 

Por último, recuerda también que existen muchas tecnologías para la organización empresarial; las cuales mejoran también la comunicación entre colaboradores. Y que, además, te ayudan a ahorrar tiempo y dinero en tus operaciones. Estas tecnologías con los softwares de gestión.

Si estás interesado en conocer una, da clic aquí.