Imagina tener toda la información de tu negocio al alcance de tu smartphone. Con una aplicación de gestión empresarial lo harás, y aquí te explicamos por qué.
Desde hace algunos años, las aplicaciones han cobrado una fuerza impresionante. Y no es de sorprenderse. Hasta el 2020, éramos 86.5 millones de mexicanos los que contamos con un smartphone. Ante esta gran demanda, es lógico que la gran mayoría de las empresas cuenten con sus propias aplicaciones. Sobre todo, después de la situación de confinamiento vivimos en ese año.
Además, cabe mencionar que el smartphone es el dispositivo favorito de los mexicanos. Tomando esto en cuenta, es válido pensar que nos gustaría tener una aplicación para absolutamente todo. Si no nos crees, te retamos a entrar a Google Play o a tu App Store y buscar: “aplicación para…”; y completes la frase con el término que gustes.
Sorprendentemente, existen aplicaciones para todo, aparentemente. Incluso, para lo que no sabías que necesitabas una. Y lo mejor es que todas ellas realmente facilitan la operación que quieres simplificar. Porque para eso fueron creadas: para que tuvieras ese servicio al alcance de tu teléfono inteligente.
Y, aunque todas ellas nos ayudan en gran manera en nuestro día a día personal, también lo pueden hacer con nuestras tareas laborales. Por ejemplo: la administración de proyectos. Esto es muy útil para aquellos que están al mando de las operaciones; o de la gestión de los mismos.
En esta entrada, hablaremos específicamente de estas aplicaciones:
- ¿Cómo funciona una aplicación de gestión de proyectos?
- Ventajas de las aplicaciones de gestión
- Señales de que necesitas una App de gestión
- ¿Cómo implementar una aplicación de gestión de proyectos en tu empresa?
¿Cómo funciona una aplicación de gestión de proyectos?
Como cualquier otra app, los softwares diseñados para la gestión de tu proyectos dentro de un smartphone; tienen la finalidad de simplificar los pasos para lograr una acción. Para lograrlo, te presentan toda la información que necesitas saber con respecto a:
- Estatus de las tareas de tu equipo
- Fechas de inicio y entrega de resultados
- Medición de los resultados
- Eficiencia de los trabajadores
- Estadísticas en general de cada proyecto
- Proveedores y clientes potenciales
- Entre otros
Todos estos datos están ordenados de forma que sea sencillo encontrarlos; y, en algunos casos, compararlos. Todo esto desde la comodidad de un smartphone.
Ahora bien, cabe aclarar que no es lo mismo ver esta información en una laptop o una tablet, que verla en el celular. Inicialmente, porque la pantalla de este último es mucho más pequeña que la de los otros dos. Por ello, los programadores de estas aplicaciones tienen que reordenar la información y adaptarla; de modo que sea legible, digerible y fácil de compartir desde este dispositivo.
Además, si algo caracteriza a nuestro teléfono celular, es que siempre está disponible. Nunca lo apagamos como las computadoras; ni lo dejamos para que jueguen los niños como tablets. Por el contrario, nuestro smartphone es personal nuestro; y gracias a la necesidad de estar siempre conectados y enterados de lo que está pasando en la empresa, solo se apaga cuando se le acaba la pila (en la mayoría de los casos). Por ello, es importante no limitarse a instalar el software de gestión en una computadora.
Otra característica del celular, es que todo es más rápido. Casi instantáneo. Por esta razón, las aplicaciones de gestión de proyectos cuentan con posibilidades distintas a una página de internet. Por ejemplo: compartir información directamente a un contacto o una red social; notificaciones que activan la pantalla en el instante en el que llegan; y muestran la información de una forma mucho más gráfica.
Por estas razones, no es lo mismo entrar al navegador desde el celular a visitar un sitio web; que descargar su aplicación y hacer todas las transacciones ahí.
Ventajas de las aplicaciones de gestión
Como lo mencionamos anteriormente, no es lo mismo llevar a cabo el control de los proyectos de tu empresa desde una laptop; a hacerlo desde tu smartphone. Aquí te presentamos algunas ventajas de tener una app de gestión:
1. Notificaciones en tiempo real
Arriba ya mencionamos que esto sucede con las aplicaciones, pero ¿por qué es una gran ventaja? Porque así te ahorras el estrés de estar revisando a cada rato el estatus de las tareas; o si ya llegó el producto a su punto de venta.
Con las notificaciones, tu smartphone te avisa el momento exacto en el que hubo una actualización en su estatus. Así, puedes monitorear más y estresarte menos.
2. Toda la información de tu empresa al alcance de tu mano
Ya no tienes que preguntar a cada colaborador datos que corresponden a su área. Por el contrario, solo tienes que tomar tu smartphone, abrir la aplicación y listo. La información que quieras encontrar, ahí estará.
3. Compartir información en segundos
Otra característica que ya mencionamos, pero no hemos explicado por qué es una gran ventaja. La respuesta, es que así ahorras segundos valiosos abriendo el correo y buscando el contacto a quien quieres compartir la información.
Esto puede parecer irrelevante para algunas personas; pero los que están al frente de las operaciones de una empresa, saben que la inmediatez de la información es clave para resolver y prevenir errores.
4. Ver el trabajo de tus colaboradores en tiempo real y de manera sencilla
Los números, las citas, los proveedores, los mensajes. Absolutamente todas las acciones hechas y actualizadas por parte de los colaboradores se ven reflejadas en el momento en el que las llevan a cabo. Así, no hay mejor forma de mantenerte actualizado en cuanto a las operaciones de todas las áreas de tu empresa.
Señales de que necesitas una App de gestión
Ahora bien, tal vez pienses que este tipo de aplicaciones no son para ti. Pues bien, puedes confirmarlo haciendo el siguiente checklist. Si te sientes identificado con por lo menos tres de estas afirmaciones, definitivamente necesitas una aplicación de gestión de proyectos.
- No puedes acceder a la información de tu empresa en cualquier momento, porque únicamente la tienes en tu computadora.
- Olvidas monitorear el estatus de algunas tareas, porque no sabes que se están llevando a cabo.
- No sabes qué colaborador está a cargo de hacer tal o cual tarea.
- Te sientes inseguro acerca del trabajo de tus agentes de ventas y responsables de entrega.
- Existe una confusión interna en el negocio acerca de la función de cada colaborador.
- Siempre te ves forzado a aplazar las fechas de entrega por una mala organización interna; o bien por falta de comunicación.
- Tus colaboradores no saben cuáles son las metas de la empresa.
- Necesitas reducir tiempos y aumentar ganancias.
- Tienes dificultad para interpretar los datos duros que reflejan el crecimiento de la empresa.
- Sencillamente, necesitas una herramienta que te ayude a tener una mejor organización.
Ahora sí, necesitas una aplicación de gestión de proyectos, ¿verdad?
¿Cómo implementar una aplicación de gestión de proyectos en tu empresa?
No basta con descargar la aplicación. Sino que tienes que ver realmente qué aplicación es la que necesitas, porque no todas son iguales. Aunque parten del mismo concepto, puede ser que alguna tenga un detalle más que se ajuste más a tus necesidades.
Además, todos tus colaboradores tienen que aprender a usarla. En este sentido, existen algunas que ofrecen capacitación y otras no. Si quieres saber más de las funciones que debe tener un buen software de gestión, te recomendamos leer esta entrada.
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