El flujo de trabajo o workflow, es clave para que los proyectos se lleven a cabo en tiempo y forma. Si esto es imposible en tu equipo de trabajo, esto te interesa.
¿Has escuchado el término “cuello de botella”? Este término es (lamentablemente), muy usado en el ámbito laboral; y hace referencia a un filtro, dentro de los procesos internos, en el que “se atora” la revisión de tareas. Y, gracias a ello, se atrasa la entrega de proyectos al cliente.
Aunque esta es una situación común dentro de la mayoría de las empresas, no quiere decir que sea correcto. Por el contrario, cuando se hace un cuello de botella en la entrega de proyectos, es por una mala organización interna.
Sin embargo, la buena noticia es que esto se puede evitar con un buen flujo de trabajo o workflow. Así que, si ya no quieres más cuellos de botella en tu equipo de trabajo, presta mucha atención a esta entrada. Aquí, vamos a tratar los siguientes puntos:
- ¿Qué es el flujo de trabajo en una empresa?
- Síntomas de que necesitas optimizar el workflow con tu equipo
- 4 pasos para mejorar tu flujo de tareas
¿Qué es el flujo de trabajo en una empresa?
Nuestros amigos de Trello, definen el flujo de trabajo como “la secuencia de procesos por los que atraviesa una parte del trabajo, desde su inicio hasta su finalización.” O, en otras palabras, el método que estableces para lograr terminar tus actividades.
Antes de seguir, cabe aclarar que este workflow es personal y en equipo. Es decir, recordemos que una tarea no puede llevarse a cabo únicamente con una persona. Por el contrario, depende también del trabajo de otras personas; e incluso de otras áreas dentro de la empresa.
Por esta razón, se tiene que crear un flujo de trabajo colaborativo; y a partir de ahí, cada colaborador puede trabajar en su workflow personal. De esta forma, todos los involucrados en la entrega del proyecto estarán enterados de las prioridades colaborativas; y podrán organizar mejor sus tareas personales.
Ahora, si bien es correcto que depende de las habilidades de organización de cada colaborador su workflow personal; también es cierto que es tarea del Jefe de Operaciones asegurarse de que todos estén enterados de las prioridades. También, de que todos se enteren de las actualizaciones o cancelaciones de proyecto.
De esta situación se deriva la gran incógnita para muchos líderes de equipos de trabajo: ¿cómo hacerle para alinear prioridades y que todos se enteren de cualquier cambio?
Si tú eres líder de proyecto, nos entiendes cuando decimos que no es una tarea fácil coordinar a varias personas. Y, mucho menos, si esas personas pertenecen a diferentes áreas dentro de la empresa.
Seguramente ya se tu ocurrieron muchas ideas de cómo hacerle:
- Invertiste en pizarrones grandes para que todos puedan ver las actualizaciones que vas anotando.
- Creaste un grupo de WhatsApp o Telegram especial para hablar de asuntos de trabajo.
- Te aseguras de pasar lista todos los días a los colaboradores involucrados para revisar avances.
- Entre muchas otras medidas que te desgastan, pero no dan exactamente los resultados deseados.
¿Crees que sea momento de optimizar el workflow de tu equipo de trabajo y evitar los cuellos de botella? Tal vez no estés consciente de cuántos gastos representa la desorganización interna.
Por ello, te invitamos a que hagas un autodiagnóstico de la salud de tu flujo de trabajo con algunos síntomas que te presentamos a continuación. Si tienes más de uno, es hora de optimizar.
Síntomas de que necesitas optimizar el workflow de tu equipo
Confusión
Si te pasa muy seguido que unos colaboradores entienden una cosa, y otros otra; quiere decir que el workflow implementado actualmente no es claro. En alguna parte de la cadena de comunicación, hay una fuga de información. Esto es un problema grave, porque la comunicación interna es clave para un flujo de trabajo impecable.
Piensa en cuánto tiempo podría ahorrarse tu equipo de trabajo si no hubiera malos entendidos. ¿Crees que sea hora de corregir esto?
Atraso de entrega de proyectos
Como lo mencionamos al inicio, esto es normal, pero no es lo mejor. Idealmente, cuando se fija una fecha de entrega de trabajo, es para que todos ajusten sus tareas para cumplir con ese lapso. Sin embargo, usualmente hace falta un escalón en el flujo de trabajo, que causa este llamado “cuello de botella”.
Esto no es bueno en ningún sentido. Piénsalo: si comienza a formarse un cuello de botella, significa que, por lo menos un colaborador, está sobresaturado de trabajo. Es decir, están estresados, lo cual vamos a ver a profundidad en el siguiente punto.
Estrés anormal en tus trabajadores
De acuerdo con la Organización Mundial de la Salud (OMS), el estrés laboral provoca el 25% de los 75 mil infartos al año registrados en México; hasta ahora, 75% de los trabajadores mexicanos padecen este mal, lo que coloca al país en primer lugar a nivel mundial en esta categoría; le siguen China con 73 y Estados Unidos con 59%.
Esto sin mencionar el estrés causado por la pandemia. Según Erika Villavicencio-Ayub, Coordinadora de Psicología Organizacional de la Facultad de Psicología de la UNAM; el 75% de la fuerza laboral en México padece tecnoestrés, el triple de lo observado antes de la pandemia.
Ante estos datos, ¿valdrá la pena mejorar el flujo de trabajo?
Pérdida de clientes y colaboradores
Aunque no lo creas, tus clientes saben cuando algo no va bien dentro de tu empresa. Ellos son capaces de deducir el ambiente interno de tu negocio, por la forma en la que son tratados. Y, como es de esperarse, ellos no van a querer invertir su dinero en un producto o servicio que proviene del caos.
Entre otras cosas, porque esto les causa inseguridad; sobre todo porque piensan: “si no pueden con ellos mismos, menos van a poder con nosotros”.
Pasa de manera similar con los colaboradores. Comienzan a sentirse inseguros o poco valorados, y deciden irse.
Ahora sí, ¿crees que sea hora de optimizar el workflow?
4 pasos para mejorar tu flujo de tareas
1. Reconoce tus áreas de oportunidad
Es imposible dar un paso, si antes no nos detenemos a analizar a dónde queremos ir. Decir que vamos a mejorar, sin saber qué queremos mejorar; es equivalente a dar un paso con los ojos cerrados. Es inseguro, imprudente y en muchas ocasiones, contraproducente.
Por ello, antes de cualquier cosa, analiza bien cuáles son las áreas de oportunidad de tu flujo de trabajo actual y anótalas. Sí, anótalas. Así las tendrás siempre presentes.
2. Haz un brainstorm con tu equipo de trabajo con el fin de encontrar la mejor solución a esas áreas de oportunidad
Si bien podrías hacer esto solo; la mejor opción será siempre involucrar al equipo de trabajo en esta toma de decisiones. Después de todo, ellos serán los principales afectados con cualquier reforma que se haga.
Además, a todos los colaboradores les gusta que se les tome en cuenta. Se sienten valorados dentro de la empresa, y crecen en su fidelidad hacia ella.
3. Que quede por escrito el nuevo workflow
Es cierta esa frase que dice “papelito habla”. Cuando queda algún tipo de información por escrito y firmado, incrementa el compromiso de los involucrados; porque es una evidencia de que estuvieron de acuerdo en ello.
Por ello, una buena idea es delegar a alguien para que escriba los pasos del nuevo workflow. Y, una vez revisado, que lo pase a cada uno de los colaboradores para que firmen.
4. Invierte en softwares de gestión
Independientemente de las ideas que surjan del punto dos; es importante, en pleno Siglo XXI, invertir en tecnología para empresas.
En el caso de un software de gestión, créenos cuando decimos que te hace la vida laboral más sencilla. ¿Por qué? Porque este tipo de programas son diseñados para ello.
Por ejemplo, T-Manager te ayudará a mejorar la comunicación con tu equipo; a reducir tus gastos de operación; y a tomar decisiones asertivas con base en los datos duros que arroja, acerca de tu empresa. Pruébala 30 días GRATIS.
Comentarios recientes