No importa si vendes productos o servicios. La realidad es que los gastos operativos son un egreso fijo, y puedes ahorrar mucho de ello. Aquí te decimos cómo.
A todos nos pasa, en algún punto de nuestra vida, que sentimos que el dinero no nos rinde. Ya sea en las finanzas personales, familiares o empresariales. Buscamos reducir gastos de todos lados, y algo pasa que a veces no logramos el objetivo de ahorro-ganancia.
Por un lado, no podemos decirte cómo reducir tus gastos día a día; sin embargo, sí existen algunos consejos prácticos para llevar tus finanzas personales. Por otro lado, lo que sí podemos hacer, es ayudarte a ahorrar en tus gastos empresariales.
En este sentido, en esta entrada vamos a tocar un tema que, estamos seguros, te ayudará mucho a fomentar la cultura del ahorro. El día de hoy, profundizaremos en: los gastos de operación. En orden, vamos a repasar:
- Las diferentes áreas de una empresa
- ¿Qué son los gastos operativos?
- ¿Cómo disminuir los gastos operativos?
- Tecnología para ahorrar en las operaciones de la empresa
Las diferentes áreas de una empresa
Antes de adentrarnos a cómo ahorrar en gastos de operación, vale la pena repasar las diferentes áreas que conforman una empresa. Esto debido a que es importante identificar los egresos de cada una de ellas. De esta manera, será más sencillo saber en dónde hacer ajustes financieros.
Ahora bien, muchas empresas adaptan sus áreas dependiendo de sus necesidades; o les cambian el nombre dependiendo su giro y su comunicación. Sin embargo, las áreas generales dentro de una empresa son:
Dirección
Esta es la sección más importante, ya que es donde se toman las decisiones cruciales para el crecimiento del negocio. Usualmente, este puesto lo tiene el mismo que funda la empresa; aunque en otras ocasiones, el CEO puede ceder o compartir la dirección con un socio. Esta área tiene como principales funciones las de:
- Planificación y definición de estrategias, fijación de objetivos.
- Organización y gestión de recursos y tareas.
- Coordinación de esfuerzos en cada una de las áreas y entre ellas.
- Control de resultados, asunción de responsabilidades.
Finanzas
El área de finanzas dentro de una empresa, es la que se encarga de todo lo que tiene que ver con el dinero. Todos los movimientos (compras, ventas, ingresos y egresos) pasan por aquí. A su vez, esta área se subdivide en secciones como:
Financiación
- Obtención de recursos financieros.
- Control de cobros y pagos, caja y bancos.
- Préstamos y créditos.
- Inversiones.
Contabilidad
- Registro contable de las operaciones.
- Confección de balances y de las cuentas de resultados.
- Suministro de datos a la dirección.
Estas, solo son algunas de las funciones de la gerencia financiera de una organización empresarial.
Recursos humanos
Aquí se hacen todas las tareas referentes a la administración del capital humano. Es decir, de cada colaborador que forma parte de nuestra empresa. Algunas tareas de esta área son:
- Reclutamiento.
- Selección.
- Contratación.
- Inducción.
- Administración de carrera.
- Outplacement.
- Confección de nóminas.
- Confección de altas, bajas y pagos de los organismos públicos
- Control de ausencias y retrasos.
- Registro y archivo de datos.
- Normas de seguridad e higiene.
- Inspección del equipo y materiales en relación a las normas.
- Investigación e informes sobre accidentes laborales.
- Educación sobre higiene y seguridad.
- Medicina laboral.
Es importante que sepas a profundidad cómo funciona esta área, porque es la que te va a ayudar y guiar en la convivencia de una empresa. Por ello, te recomendamos leer más acerca de administración de recursos humanos.
Marketing y ventas
Esta área se encarga de las ventas y la publicidad en una empresa. Esto es porque, aunque no lo seas, las ventas y el marketing están ligados. De hecho, las ventas son los KPI’s que miden si las acciones de marketing que se están llevando a cabo están siendo efectivas. En este sentido, las actividades correspondientes a esta área son:
- Selección de mercaderías.
- Trámite de compras.
- Organización de artículos.
- Gestión de stocks.
- Logística: entradas y salidas de mercancías.
- Venta de productos y/o servicios.
- Atención a clientes.
- Ejecución del plan de marketing.
- Investigación de mercados.
- Plan de marketing y diseño de estrategias para el lanzamiento de nuevos productos.
- Publicidad y propaganda.
Es en esta área donde ya comenzamos a medir y tomar acciones para incrementar las ventas, ahorrando tiempo y dinero.
Producción
Finalmente, pero no menos importante, tenemos el área de producción. Es esta, la que se encarga de los procesos empresariales. Sus principales funciones son:
- Planificación y configuración de los objetivos de producción.
- Transformación de materias primas en productos terminados o semielaborados.
- Control de productos.
- Evaluación de la producción.
- Investigación de nuevas tecnologías.
- Desarrollo de nuevos productos.
Como puedes ver, el área de producción y de marketing y ventas están ligadas. Y, aunque no lo creas, en en ellas en donde muchas veces gastamos más de lo que deberíamos, por no saber optimizar los recursos.
Ahora, dentro de todas estas áreas se desarrollan operaciones; es decir, que a cada una de ellas se le pueden atribuir sus respectivos gastos de operación. A continuación, hablaremos a profundidad de qué son estos.
¿Qué son los gastos operativos?
Los gastos de operación son, sin más, el dinero desembolsado por una empresa u organización en el desarrollo de sus actividades. Dentro de ellos se encuentran: los salarios, el alquiler de locales, la compra de suministros; y todo lo que se deba pagar en cada una de las áreas que ya repasamos, para poder mantener a la empresa de pie.
En este sentido, los gastos de operación pueden dividirse en gastos administrativos (los sueldos, los servicios de oficinas); financieros (intereses, emisión de cheques); gastos hundidos (realizados antes del comienzo de las operaciones inherentes a las actividades) y gastos de representación (regalos, viajes, comidas).
Puedes leer más de ellos aquí. O bien, puedes seguir leyendo esta entrada para saber cómo puedes disminuirlos.
¿Cómo reducir los gastos operativos?
- Conoce los costos de cada acción de tu empresa
La clave principal para reducir los gastos operativos; es, precisamente, saber cuánto gastas. No podemos iniciar el camino sin un punto de partida. Debido a ello, debes tener claro los gastos básicos: ventas, compras, producción, inventario, flujo de caja, cuentas a pagar y a recibir, contabilidad, otros gastos, etcétera.
- Una vez más, involucra a tus colaboradores
No es la primera, ni será la última vez que nos escuches decir que involucres a tu equipo. Hacemos mucho hincapié en esto porque sabemos los resultados que puede traer. A fin de cuentas, una empresa es un trabajo en equipo. Si bien la idea fue tuya, no la hubieras podido llevar a cabo sin tu equipo. Involucralos en la generación de ideas. Puedes leer también algunos consejos para mejorar la comunicación dentro de tu empresa.
- Automatiza tus procesos
Al automatizar los procesos mejoras la eficiencia y reducirás el riesgo de errores. Por ejemplo: Puedes automatizar los procesos de tu empresa en tus inventarios, en la contabilidad, en las ventas o en Recursos Humanos entre otros.
- Invierte en un software de gestión empresarial
Un sistema de gestión empresarial es aquel que vuelve efectiva a una empresa y mejora sus números. Es la columna vertebral de las empresas ya que de un buen sistema de gestión empresarial depende la productividad y el cumplimiento de los objetivos que se propone.
A diferencia de hace algunos años, hoy puedes apoyarte en un software de gestión empresarial para lograrlo.
Si quieres saber algunas otras formas, te recomendamos leer otros cinco consejos más.
Tecnología para ahorrar en las operaciones de tu empresa
Como puedes ver, un punto muy importante hoy en día para reducir los costos operativos, es invertir en tecnología. Una buena opción para invertir, es en un software de gestión empresarial. Este tipo de softwares te ayudarán a automatizar los procesos, reducir costos y generar más ganancias.
Mira cómo funciona un software de gestión empresarial y decídete a invertir en uno.
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