¿Cómo gestionar las operaciones de manera eficiente?

Si estás al frente de un equipo de trabajo en una empresa, esta información te interesa. Así es como puedes gestionar las operaciones de cada uno de ellos.

No es un secreto que una de las áreas más complejas de una empresa, es el área de operaciones. Aquí, se encuentran las personas que llevan a cabo la producción. Ya sea que estemos hablando de un producto o servicio.

En este sentido, esta área es la responsable de entregar lo que se le prometió al cliente. Es decir, dar el producto o servicio con la calidad esperada y los resultados planteados. Y, por esto, es que es un área importante y con mucho peso en el progreso del negocio. Ya que, el vendedor puede endulzar los oídos de los clientes para que compren; pero si el área de operaciones no le entrega lo prometido, ese cliente se va a ir.

Por ello, la persona al frente de cualquier equipo de operaciones en una empresa, se enfrenta con el reto de perfeccionar cada vez más los procesos. De esta forma, el talento de las personas, sumado a una buena organización interna; darán resultados impresionantes.

Ahora, si bien es trabajo de recursos humanos contratar al mejor personal; también es cierto que es tarea del jefe de operaciones buscar la gestión más eficiente de las tareas y recursos. Por esta razón, en esta entrada hablaremos de cómo se puede llevar a cabo una gestión de operaciones eficiente.

Para ello, estos son los temas de los que vamos a hablar:

• ¿Qué son las “operaciones” dentro de una empresa?
• ¿Por qué el área de operaciones es la que más inversión necesita?
• La importancia de gestionar las operaciones de una manera eficiente
• ¿Cómo lograr una buena gestión de operaciones?

¿Qué son las “operaciones” dentro de una empresa?

Antes de entrar a cómo lograr una gestión de operaciones eficiente; vamos a dejar claro el término. Ya que, naturalmente; la palabra “operaciones” dentro de una empresa, no es lo mismo que la palabra “operaciones” dentro de un hospital. Por lo menos, no en la sala de emergencias.

Entonces, ¿qué son las operaciones dentro de las empresas?

Las operaciones en una empresa, son todas aquellas actividades que tienen relación con las áreas de la misma, y que generan el producto o servicio que se ofrece a los clientes. En otras palabras, podríamos decir que son la “forma de hacer las cosas” dentro de la empresa; de tal forma que sus actividades permiten prestar el servicio o producir el producto que se da o entrega a los clientes para cumplir sus expectativas.

Ahora bien, el área de operaciones tiene dos principales objetivos:

1. Competencia. En el sentido de ser competitivo. Es decir, tener un diferenciador visible con respecto a otras empresas que producen lo mismo; o bien, brindan el mismo servicio.
2. Rentabilidad. Es decir, ganar más gastando menos. El área de operaciones tiene que reducir cada vez más los gastos e incrementar las ganancias; sin tocar los salarios de los colaboradores.

Estos dos objetivos, son precisamente el reto de todo aquel que está al frente del área. De hecho, la Dirección de Operaciones, es considerada como una ciencia empresarial. Es decir, está formada por un conjunto de áreas de conocimiento completamente diferentes entre sí. Y estas áreas de conocimiento deben conocerse en conjunto y a detalle; para asegurar la correcta toma de decisiones de los directivos.

Es por todo esto, que una buena gestión de operaciones no debe tomarse a la ligera.

¿Por qué el área de operaciones es la que más inversión necesita?

De todas las áreas que conforman a una empresa; la de operaciones es la que, desde nuestro punto de vista, necesita más inversión. Esto, debido a que, de una forma u otra, las operaciones están presentes en toda la empresa.

Recordemos que una empresa es un todo, conformado por pequeñas subpartes que corresponden entre sí. Es decir, si una deja de funcionar óptimamente, se van a ver afectadas todas las demás. 

En este sentido, si bien dentro de una empresa el área de operaciones se centra en la producción del producto o la realización del servicio; también es cierto que todas las demás áreas llevan a cabo operaciones para sacar adelante sus tareas. Es decir, la Dirección de cada área está siempre viendo cómo eficientar el trabajo de su equipo.

Así pues, podemos afirmar con certeza que se necesita inversión para que eso suceda. Analicemos un poco esta idea:

A la hora de presentar un plan de trabajo a los superiores; siempre se deben incluir en el plan de trabajo por lo menos estos aspectos:

• Herramientas que se necesitan.
• Su costo.
• Cómo se van a utilizar.
• De qué manera van a ayudar a las operaciones del equipo de trabajo.
• Cuál va a ser el beneficio final para la empresa.

En este sentido, son muy pocos los casos en donde se presenta un nuevo plan de trabajo sin necesitar de una nueva herramienta. Ya sea una máquina más rápida para la producción; un software especializado para la administración y gestión de cada área; o programas de edición para crear una mejor realidad virtual al cliente.

Y es que, sin duda alguna, las nuevas ideas de trabajo son directamente proporcionales a las nuevas tecnologías que salen al mercado. Piensa en la última conversación que tuviste con un colega al respecto. Por lo menos has tenido una con alguna frase como: “estaba viendo una máquina que puede producir el triple que la nuestra y en la mitad de tiempo”; o bien: “estuve investigando y sí hay un programa especial para hacer animaciones de video predeterminadas”.

Por esto, es que las operaciones dentro de una empresa requieren de mucha inversión. Sin embargo, ¿cómo sabemos si realmente es una inversión y no un gasto?

La importancia de gestionar las operaciones de una manera eficiente

Justamente, una buena gestión de operaciones es aquella que toma buenas decisiones de inversión. Es decir, que ese dinero pagado para mejorar los tiempos y resultados, realmente logre su cometido. De lo contrario, estaríamos hablando de un gasto.

Además, una gestión de operaciones eficiente tiene ventajas como:

Mayor ventaja competitiva 

La gestión de operaciones facilita a las empresas conocer sus elementos internos (políticas operativas de la organización, capital intelectual y tasa de deserción promedio de empleados); y externos (estado de la economía y estrategias que ha implementado la competencia).

Identificar estos elementos, permitirá reconocer el entorno operativo y adaptar tácticas y estrategias de forma rápida y eficaz en entornos cambiantes. 

Reducción de costos  

Como lo vimos anteriormente, una buena gestión de operaciones facilita el ahorro de recursos monetarios al eliminar gastos innecesarios; y ayuda a mejorar los procesos de producción dentro de la organización. 

Satisfacción del cliente

Mantener satisfecho a un cliente es clave para el éxito de un negocio. Entre los elementos que ayudan a mantener a un cliente satisfecho se encuentran:  

• Capacidad de los empleados
• Gestión de calidad
• Inventario
• Planificación

Motivación de los empleados 

Por lo general, los empleados se sienten desmotivados y excluidos de los procesos de la empresa al no conocer su papel dentro de ella. Una correcta gestión de operaciones ayuda a identificar cuál es el rol de cada colaborador dentro de la organización.

Para ello, el Jefe de Operaciones será el encargado de definir y dar a conocer a los empleados sus funciones. Estas prácticas ayudarán a que la producción se incremente y sea más eficiente.

¿Cómo lograr una buena gestión de operaciones?

Como lo mencionamos, la tecnología es una aliada importante en las operaciones de una empresa. No solo en la producción y logística, sino también en la gestión.

T-Manager es un software de gestión empresarial, diseñado para ayudarte a llevar a cabo la gestión de las operaciones con mayor precisión. De esta forma, reduces el margen de error y aumentas los resultados.
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