El sueño de todo Jefe de Proyectos es tener toda la información a la mano. Nuestro consejo para ello es: centraliza las operaciones de tu equipo de trabajo en tres sencillos pasos.
Si existe algo que llena de frustración a los Jefes de Proyectos de las empresas, es no saber qué está pasando con las operaciones. Esto debido a que la responsabilidad es de ellos si algo no sale como se planeó.
Si tú eres uno de ellos nos podrás dar la razón. ¿Cuántos problemas no se hubieran evitado si “hubieras sabido antes”? En definitiva, cuando se trata de obstáculos, es mil veces mejor prevenirlos y accionar; a que te tomen por sorpresa y reaccionar.
¿Cuál es la diferencia? Sencillo: accionar ahorra tiempo; mientras que reaccionar te obliga a tomar tiempo de otras actividades, para solucionar el problema que surgió. Y, cuando se trata de mantener satisfecho al cliente, sabemos que el tiempo es esencial. Porque, incluso cuando algo fuera de lo planeado sucede; es mejor decirle al cliente a tiempo, a que también lo tome por sorpresa.
Por ejemplo, si tenemos que aplazar la fecha de entrega de mercancía por problemas de tiempo; o bien, si debemos explicar el porqué de que los resultados de nuestro servicio no están cumpliendo con los objetivos.
Si este es tu caso, ¡tenemos buenas noticias para ti! Es posible tener el control de toda la información acerca de los proyectos. Y, debido a que en entradas como esta ya explicamos las ventajas de tener el control de la información por medio de un software de gestión; aquí vamos a ir al punto: 3 pasos para centralizar las operaciones de tu empresa.
- Implementa un Software de Gestión
- Capacita a tu equipo para que sepa cómo usarlo
- Analiza y acciona
Implementa un Software de Gestión
A estas alturas de los avances tecnológicos, es imposible que no hayas escuchado de los programas digitales para gestionar empresas. Estos son softwares diseñados para ayudarte a organizar y delegar tareas; añadiendo el responsable de ellas y la fecha de entrega. Incluso, algunos añaden la posibilidad de generar reportes.
Este tipo de programas, además, te ahorrarán mucho tiempo y malos ratos. Ya que, una de sus principales características, es que te ayudan a ver los movimientos de tu equipo en tiempo real. Asimismo, te permite mandarles notificaciones; y tienes la opción de que el programa te avise cuando ya las vieron. Así es… ¡se acabaron los pretextos!
Eso sí, debes saber que NINGÚN SOFTWARE DE CALIDAD ES GRATIS.
Sin embargo, estos programas siempre son una inversión para la empresa. Si no nos crees, dinos, ¿cuánto ha perdido tu negocio por la falta de organización interna y comunicación? Te aseguramos que con un programa de gestión todos esos males se acabarán.
Ahora bien, antes de elegir uno, asegúrate de que cubra al 100% las necesidades de tu empresa. Ya que la mayoría de ellos te venden paquetes predeterminados, y no vas poder cambiarles nada. Entonces, si crees que vas a necesitar que el sistema de gestión que contrates se adapte a las necesidades particulares de tu empresa, te recomendamos T-Manager.
Este es un software de gestión hecho en México, desarrollado por ingenieros dispuestos a adaptar el programa a necesidades específicas de nuestros clientes. Algunas de sus funciones predeterminadas son:
- Noticias. Te permite enviar noticias a toda la plantilla, a grupos específicos o directo a un colaborador. De esta forma, podrás mantener a tus colaboradores actualizados con las últimas actualizaciones del mes (con fecha de expiración disponible).
- Agenda. Este apartado te permitirá calendarizar las actividades grupales; y también le permitirá a tus colaboradores ponerle fecha a las suyas. Además, tiene un apartado de “actividades no negociables”; y, como sabemos que el mundo no es perfecto, un apartado en donde tus colaboradores podrán explicar por qué no se llevó a cabo alguna actividad.
- Checklist. En este apartado, tus colaboradores podrán encontrar herramientas de organización. Por ejemplo: Resultados inmediatos, formularios, levantamiento de orden de compra, levantamiento de venta, fotografías en vivo, lo que llamamos un árbol de decisión; y sobre todo, podrán geolocalizar a su mercado.
- Capacitaciones. Este apartado te servirá a ti como líder de proyecto para: evaluar en línea a tus colaboradores, obtener resultados inmediatos de esas evaluaciones, y conocer a tu mejor colaborador. Además, podrás actualizar políticas, productos y promociones.
- Acuerdos. Aquí podrás dar seguimiento a tareas específicas que asignes a los colaboradores; así como el estatus en línea de dichas asignaciones.
- Reportes. Nuestro software genera reportes automáticos acerca de: generadores y competidores, tráfico de personas y tránsito, y el concentrado de las encuestas que mencionamos arriba.
- Información en tiempo real. Todo lo anterior lo puedes ver en tiempo real. Asimismo, podrás ver en tiempo real la ubicación de tus agentes móviles y el estatus de las tareas de tu equipo.
Además de todo esto, también es importante recalcar que este sistema de gestión está disponible para smartphone, tablet y ordenador. Así, podrás revisar la información que necesites desde donde estés.
Puedes probar T-Manager 30 días GRATIS registrándote aquí.
Capacita a tu equipo para que sepa cómo usarlo
Como cualquier nueva tecnología que se implementa en una empresa; un software de gestión también necesita que lo conozcan las personas que lo van a usar.
En este sentido, es lógico pensar que, si no se saca el máximo provecho de la nueva tecnología; no se notará el cambio en su totalidad. De hecho, puede que conozcas muchos casos de colegas que decidieron invertir en una nueva tecnología para su empresa; que después la cancelaron porque “no era lo que esperaban”.
Y es que en muchas ocasiones no es sencillo entender a las nuevas tecnologías. Debido a estas confusiones; lo que pudo ser la mejor inversión de una empresa, termina representando un gasto.
Recuerda que en el proceso de digitalización de tu empresa, hay que tomar en cuenta un tiempo para capacitación. Y que, como todo cambio, al inicio puede haber una crisis ante lo desconocido. Pero que, en el caso de un sistema de gestión, manteniendo la comunicación con tu proveedor, en poco tiempo se volverá tu mejor herramienta.
En el caso de T-Manager, la capacitación del personal viene incluida en el precio de la compra. Y, además, nuestro equipo de soporte técnico está siempre disponible para resolver tus dudas o las de tus colaboradores.
Analiza las operaciones y acciona
Una vez que tanto tú como tus colaboradores tienen el sistema instalado, y ya están capacitados para usarlo; no queda más que comenzar a usarlo.
Conforme te vayas familiarizando con él, te darás cuenta de que ahora podrás accionar, en lugar de reaccionar. Ya que tendrás a la mano en todo momento el estatus en tiempo real de las operaciones de tu empresa. Asimismo, tus colabores tendrán a la mano la herramienta para completar los checklists y formularios.
Ahora bien, depende de ti cada cuándo quieres hacer un corte de información, para definir el siguiente paso a dar. O bien, si el camino definido sigue siendo el indicado, o hay necesidad de ajustar.
Al final de cada mes verás que realmente fue una inversión adquirir un software de gestión. Ya que, entre muchas otras ventajas, te ahorra tiempo, problemas de comunicación y “cuellos de botella”.
Si ya estás decidido en que quieres ahorrar hasta el 50% de tus gastos operativos con el mejor software de gestión, déjanos tus datos y nos pondremos en contacto contigo.
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