Gastos innecesarios que las empresas sufren

Es importante prestar atención a ciertos detalles dentro de tu empresa, para evitar gastos innecesarios. Aquí te contamos más.

Uno de los peores males que las empresas sufren, es que gastan en cosas que no son necesarias. Pero ese no es el problema mayor, sino que no se dan cuenta de que lo están haciendo. Y es que en las empresas, como en la vida; los pequeños detalles en los que decidimos gastar, muchas son los que representan las mayores pérdidas.

Piensa en tu día a día: detalles como pasar por un café en la mañana todos los días, en lugar de llevarlo de tu casa; es un gasto importante al final del mes. Si no nos crees, haz la cuenta tú mismo. O esa comida con tus compañeros de trabajo, amigos o socios cada viernes; es un pequeño lujo de fin de semana, ¿pero cuánto representa a fin de mes? Algo muy similar pasa con los gastos de las empresas.

Una forma de evitar que esto ocurra en tu empresa, es comenzar a fomentar la cultura del ahorro. Otra manera, es identificar cuáles son estos gastos innecesarios que se están efectuando, y corregirlos. Para ayudarte un poco a poder identificarlos, en esta entrada vamos a repasar:

• Diferencia entre gasto e inversión
• Gastos innecesarios de las empresas
• ¿Cómo evitar estos gastos?

Diferencia entre gasto a inversión

Antes de comenzar a enlistar los gastos innecesarios que sufren las empresas, debemos tener bien definido qué es un gasto. De lo contrario, posiblemente quieras dejar de invertir con la excusa de que estás ahorrando.

Ahora bien, tanto el gasto como la inversión requieren de una salida de dinero de la empresa. Sin embargo, el gasto no regresa; por otro lado, la inversión te promete devolverte ese dinero con intereses. Para tenerlo más claro:

• Gasto: cuando tenemos un gasto o egreso, lo que hacemos es realizar una transacción enviando dinero a cambio de recibir un bien o servicio.
• Inversión: actividad que consiste en dedicar recursos (tierra, tiempo, trabajo y capital), con el objetivo de obtener un beneficio de cualquier tipo.

Una empresa tiene que generar una estrategia operativa para lograr un balance entre ambos. Principalmente, porque existen gastos que no se pueden evadir. Por ejemplo:

• Pago de renta
• Agua
• Luz
• Internet
• Electricidad
• Cualquier otro servicio necesario para llevar a cabo el trabajo diario

Por otro lado, las mejores inversiones que una empresa puede hacer son en:

• Colaboradores
• Publicidad
• Tecnología para tu empresa
• Materia prima (en caso de que aplique en el giro de tu negocio)

Por otro lado, es necesario recalcar que, si no se toma una buena decisión de dónde o con quién invertir; podemos perder el dinero que dimos. Es decir, nuestra inversión se puede convertir en un gasto.

Existen otros gastos e inversiones que las empresas tienen. Pero hoy queremos enfocarnos en los gastos que fácilmente puedes eliminar de tu negocio. Y ahora que ya tenemos clara la diferencia entre ambos, pasaremos a enumerar estos gastos innecesarios.

Gastos innecesarios de las empresas

Realmente, muchos de estos gastos se generan debido a malas decisiones de inversión. De ahí la importancia de no tomar a la ligera los procesos de la empresa. En este sentido, algunos de los gastos que fácilmente puedes evitar son:

Proveedores innecesarios

O malos proveedores. En este aspecto debes analizar si tus proveedores, ya sea de un producto o servicio, valen la pena. Para saberlo, te recomendamos hacer un checklist con los siguientes puntos. En caso de tenerlos todos, estás gastando innecesariamente:

• Si tus proveedores no cumplen con lo que ofrecen.
• Presentan retrasos.
• Brindan un servicio de mala calidad.
• Tienen una mala atención al cliente.
• No saben resolver tus dudas.

También, dentro de este rubro, analiza si realmente necesitas a todos los proveedores que tienes. O, por otro lado, si vale la pena invertir en personal para hacer esas tareas en casa.

Retraso en pagos y/o multas

Pagar intereses por alguna deuda o multas de cualquier tipo es un gasto innecesario que depende, la mayor parte de las ocasiones, de ti y tu organización financiera. 

Este mal escenario lo puedes evitar haciendo un presupuesto anual y revisar el estado financiero de tu empresa de manera frecuente. Esto te ayudará a saber tu capacidad de pago y tener claras las fechas en las que deben realizarse los pagos; de modo que nunca te veas en la necesidad de pagar dinero extra.

Malos empleados

Recuerda: se supone que contratas a tus colaboradores porque te ayudarán a hacer crecer tu empresa. De lo contrario, solamente estás gastando en alguien que no le importa el futuro del negocio. Es importante que pongas atención a este detalle y evites tener empleados que resten en lugar de sumar.

Materiales que están sujetos a cambios continuos

Muchas veces, no analizamos un gasto de manera consciente y profunda; es decir, no se piensa en la durabilidad o vigencia de lo que estamos adquiriendo. Tal es el caso de las tarjetas de presentación, programas de computación, servicios que demanden contratos a largo plazo,  aparatos tecnológicos o incluso mobiliario pueden tener una vida corta de uso dentro de tu empresa.

Gastar en cosas de poca duración hará que tengas que invertir de manera frecuente; o que debas pagar dinero adicional por reparaciones o capacitaciones.

Los llamados “bomberazos”

Estas son situaciones imprevistas que surgen, principalmente, por una mala comunicación entre colaboradores. Cuando uno piensa algo, y otro entiende otra cosa; es cuando se generan retrasos en la entrega del producto o servicio que ofreces. O, peor aún, se entrega de una mala calidad.

Esta situación nos puede hacer perder al cliente, o tener que compensarlo. En ambas situaciones, ya generamos un gasto innecesario.

Si lo vemos desde cierto punto, este último punto es la consecuencia de gastar innecesariamente en todos los demás aspectos.

Ahora bien, ¿cómo evitar estos gastos innecesarios? Sigue leyendo para enterarte.

¿Cómo evitar gastos innecesarios?

Sin duda alguna, todo esto se puede evitar con una mejor organización y planeación. Tanto en lo personal (en cuanto a tu trabajo se refiere), como en lo colaborativo. Esto, ayudará a tu negocio a caminar hacia adelante siempre; ya que tendrán los objetivos definidos y claridad de hacia dónde van. A su vez, esto les permitirá tomar decisiones asertivas para seguir creciendo.

Por otro lado, invertir tiempo y esfuerzo en un plan I+D+I (investigación, desarrollo, innovación); también te ayudará a mejorar tu organización y planeación.

Todos los negocios deben permanecer en constante movimiento, ya que se están desarrollando en un mundo que no se detiene. Si quieres saber más sobre esta estrategia, te recomendamos esta entrada.

Ahora bien, dependiendo del tamaño de tu empresa, estas tareas pueden resultar poco o muy difíciles. Pero la buena noticia es que no tienes porqué hacer esto solo. Actualmente existen muchos softwares de gestión empresarial que, precisamente, te ayudan para planificar mejor las siguientes acciones de tu empresa. Y, con esto, evitar todos los gastos innecesarios de los que hablamos anteriormente.

La digitalización de tus procesos te puede dar más claridad acerca de la situación actual de tu empresa. Para ello, un software como T-Manager puede ayudarte a ello. Mira cómo funciona aquí.